Получаването на точна транспортна оферта започва с добре подготвено транспортно запитване. Колкото повече необходима информация получи спедиторът още в началото, толкова по-бързо може да прецени какъв автомобил е подходящ, как може да бъде организиран превозът и каква цена да бъде предложена.
Запитване от типа „Имам три палета от Германия до България – колко ще струва?“ обикновено не е достатъчно. За изготвянето на реална оферта са необходими размери, тегло, точни места на товарене и доставка, дати и информация за вида на стоката.
Добре подадените данни спестяват допълнителна кореспонденция и намаляват вероятността от промяна на цената или транспортното решение по-късно.
Какво трябва да съдържа едно запитване за изготвяне на транспортна оферта ?
За повечето стандартни товари е добре още при първото запитване да бъдат предоставени основните параметри на пратката.
Най-полезната информация за изготвяне на транспортна оферта:
населено място и държава на товарене;
населено място и държава на разтоварване;
пощенски кодове, когато са известни;
дата, на която товарът е готов;
брой палети, пакети или други товарни единици;
размери – дължина, ширина и височина;
общо брутно тегло;
вид на стоката;
необходим срок или конкретна дата за доставка;
особености при товарене или разтоварване;
необходимост от специален тип автомобил или оборудване.
Не всяка пратка изисква всички тези подробности, но колкото по-пълна е информацията, толкова по-точна може да бъде транспортната оферта.
Защо точният адрес и пощенският код са важни
Посочването само на държавата често не е достатъчно.
Например разстоянието между две точки в Германия или Франция може да бъде стотици километри, което има пряко значение за маршрута, времето за транспорт и цената.
При първоначално запитване невинаги е необходимо да се предоставя пълният адрес. В много случаи населено място и пощенски код са достатъчни, за да бъде направена първоначална калкулация.
След потвърждаване на транспорта обаче трябва да бъдат известни точните адреси и лицата за контакт при товарене и доставка.
Размерите са също толкова важни, колкото теглото
Една от най-честите грешки при изпращане на транспортно запитване е да бъде посочено само теглото.
Например товар от 1500 кг може да представлява една компактна машина, но може и да бъде разпределен върху няколко големи палета. В двата случая необходимото пространство в автомобила е различно.
Затова при палетизирани и частични товари са особено важни точните размери на всяка товарна единица.
Размерите позволяват да се прецени колко място ще заеме товарът в ремаркето и дали може да бъде комбиниран с други пратки.
Какво значение имат линейните метри
При частичните товари често се използва понятието линейни метри.
То показва приблизително каква дължина от товарното помещение ще бъде заета от дадена пратка, като се отчита разположението на палетите или пакетите.
Например два товара с еднакво тегло могат да имат съвсем различна цена, ако единият заема един метър от ремаркето, а другият – четири или пет метра.
По тази причина точните размери са особено важни при изготвянето на оферта за частичен товар.
Тази тема заслужава и отделна публикация, в която можем подробно да обясним как се изчисляват линейните метри при товарен транспорт.
Как трябва да бъде описан товарът
Добре е в запитването ясно да бъде посочено какво се превозва.
При стандартен индустриален товар може да е достатъчно описание като „метални изделия“, „машинни части“ или „палетизирана стока“.
При определени товари обаче видът на стоката има много по-голямо значение.
Температурно чувствителни продукти, опасни товари, течности, машини, чупливи изделия и товари с висока стойност могат да изискват различен вид превоз или допълнителни условия.
Не е необходимо клиентът сам да определя всички технически изисквания. Важното е да опише товара възможно най-точно.
Кога трябва да бъде посочена стойността на товара
При стандартно транспортно запитване невинаги е необходимо веднага да бъде посочвана търговската стойност на стоката.
При товари с висока стойност обаче тази информация може да бъде важна при обсъждане на риска, застрахователното покритие и условията за превоз.
Важно е също да се прави разлика между отговорността на превозвача при транспорт и допълнителната карго застраховка на самата стока.
Ако товарът е скъп или особено чувствителен, този въпрос е добре да бъде уточнен преди започване на превоза.
Датата на товарене трябва да бъде реална
В едно транспортно запитване трябва ясно да бъде посочено кога товарът действително ще бъде готов.
Има разлика между „товарене в сряда“, „товарът е готов от сряда“ и „може да се товари между сряда и петък“.
Гъвкавият период за товарене понякога позволява намирането на по-подходящо транспортно решение, особено при частични товари.
Ако обаче товарът трябва задължително да бъде натоварен или доставен на конкретна дата, това трябва да бъде посочено още от самото начало.
Какво трябва да знаем за товаренето
Начинът на товарене също може да бъде определящ.
Стандартен камион може да бъде товарен отзад, но при някои товари е необходимо странично или горно товарене.
При тежки машини може да е необходим кран или мотокар. На някои адреси няма товарна рампа и може да се изисква автомобил с падащ борд.
Ако такива условия станат известни едва след пристигането на автомобила, може да възникне сериозен проблем.
Затова е добре клиентът да посочи предварително всички особености на товаренето и разтоварването.
Защо снимките на товара понякога са много полезни
При нестандартни товари една или няколко снимки могат да дадат повече информация от дълго описание.
Това е особено полезно при машини, метални конструкции, нестандартни пакети, товари без палети и изделия с необичайна форма.
Снимката не заменя точните размери и тегло, но помага да се прецени как товарът може да бъде укрепен и разположен в автомобила.
Ако разполагате с технически чертеж или схема с размери, тя също може да бъде изпратена заедно със запитването.
От какво зависи транспортната оферта
Цената не се определя само от разстоянието между товаренето и доставката.
Върху транспортната оферта могат да влияят размерите и теглото, необходимият тип автомобил, срокът, пазарната наличност на транспорт, конкретният маршрут, допълнителните операции и особеностите на стоката.
Затова две пратки между едни и същи градове невинаги имат еднаква транспортна цена.
Добрата оферта трябва да бъде направена за конкретен товар и конкретни условия, а не само на база приблизителен брой километри.
Как изглежда едно добро транспортно запитване
Ето един практичен пример:
Товарене: София 1000, България
Доставка: Мюнхен 80331, Германия
Товар: машинни части
Количество: 4 палета
Размер на палет: 120 × 100 × 130 см
Общо тегло: 1850 кг
Готовност: 28 август
Доставка: до 1 септември
Товарене: отзад с мотокар
ADR: не
Подобно запитване позволява още при първото му получаване да бъде направена много по-добра преценка за необходимия транспорт.
Какво се случва след изпращането на запитването
След като получи данните за пратката, спедиторът може да провери какво транспортно решение е подходящо за конкретния маршрут и товар.
При необходимост могат да бъдат поискани допълнителни размери, документи, снимки или информация за товаренето.
След уточняването на условията може да бъде предоставена транспортна оферта.
При нейното потвърждаване следва да бъдат уточнени конкретните адреси, лица за контакт и останалите данни, необходими за организацията на превоза.
Изпратете транспортно запитване до Полиспед Инвест
Полиспед Инвест организира автомобилен транспорт и спедиция на цели, частични и групажни товари в България и Европа.
Можете да разгледате нашите транспортни и спедиторски услуги или да изпратите параметрите на конкретната пратка чрез страницата за контакти.
Посочете маршрута, размерите, теглото, вида на товара и желаните дати и ние ще разгледаме възможностите за организация на транспорта.